Szczegółowo prowadzenie teczki akt osobowych pracowników określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU.1996.62.286 z późn.zm.).
Część C
Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Powinny tam znajdować się:
Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
Potwierdzenie dokonania czynności związanych są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony.
Dokumenty, które związane są z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane na podstawie kolejno następujących po sobie terminowych umów o pracę (art. 171 § 3 k. p).
Mogą się tam znajdować:
Kopie wydanych byłemu pracownikowi zaświadczeń i informacji z okresu zatrudnienia dotyczących np. spraw emerytalno-rentowych.
Korespondencja z byłym pracownikiem np. dotycząca rozliczeń pieniężnych.
ZUS ZWUA wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń społecznych.
Uwaga: W aktach osobowych pracodawca przechowuje wyłącznie kopie lub odpisy składanych dokumentów. Po stwierdzeniu zgodności dokumentów z oryginałem, których może żądać wyłącznie do wglądu, bezzwłocznie powinien je pracownikowi oddać.
Uwaga: Akta osobowe przechowuje się przez 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy, dokumentację placową przez 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia.