Szczegółowo prowadzenie teczki akt osobowych pracowników określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU.1996.62.286 z późn.zm.).
Część B
Dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.
Powinny tam znajdować się:
Umowa o pracę powinna określać: strony umowy, rodzaj umowy, datę zawarcia, datę rozpoczęcia pracy, rodzaj pracy, stanowisko, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy.
Zakres obowiązków wraz z zakresem uprawnień i odpowiedzialności, jeśli nie zostały podane w treści umowy o pracę.
Informacja o warunkach zatrudnienia, zawierająca przede wszystkim: obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy, częstotliwość wypłat, długość okresu wypowiedzenia, wymiar należnego urlopu, określenie pory nocnej.
Oświadczenie o ukończeniu szkolenia wstępnego bhp: instruktaż ogólny – przed rozpoczęciem pracy i instruktaż stanowiskowy – przed dopuszczeniem do samodzielnego wykonywania pracy na danym stanowisku.
Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami obowiązującymi w zakładzie pracy:
– z regulaminem pracy (jeśli jest w zakładzie),
– przepisami bhp i ppoż,
– przepisami w zakresie równouprawnienia,
– z zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
– z oceną ryzyka zawodowego na danym stanowisku.
Pisemne potwierdzenie odbioru legitymacji służbowej, przepustki albo innego dokumentu uprawniającego pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub reprezentowania pracodawcy podczas załatwiania spraw służbowych poza zakładem.
Oświadczenie pracownika (jeśli drugi rodzic nie korzysta), który jest rodzicem lub opiekunem dziecka, o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich:
– zatrudnianie osoby opiekującej się dzieckiem do lat 4 za jej zgodą w godzinach nadliczbowych;
– korzystanie z 2 dni zwolnienia od pracy na dziecko do lat 14.
Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się, umowa o odpowiedzialności materialnej.
Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.
Oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków.
Orzeczenia lekarskie wydane w związku z badaniami kontrolnymi i okresowymi.
Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia lub wymierzeniem kary porządkowej (upomnienia, nagany lub kary pieniężnej).
Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz bezpłatnego
Umowa o zakazie konkurencji, jeśli taka umowę zawarto.
Wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego skróconego tygodnia pracy (art. 143k.p.) oraz stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.).
Dokumenty wynikające z odrębnych przepisów:
Deklaracja PIT-2, zgoda pracownika na potrącanie co miesiąc kwoty wolnej od podatku.
Deklaracja ZUS ZUA, zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia.
Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, a także kopie informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.
Kopia zawiadomienia PUP o zatrudnieniu pracownika, który uprzednio był zarejestrowany jako bezrobotny.
Mogą się tam znajdować:
Upoważnienie pracownika do wystawiania i/lub odbioru faktur VAT, faktur korygujących i not korygujących.
Odpisy udzielonych pełnomocnictw i upoważnień do wykonywania określonych czynności prawnych, również udzielonej prokury.
Podania o udzielenie pracownikowi urlopów nie wymienionych wyżej: macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego, rehabilitacyjnego, okolicznościowego, odpisy i kserokopie zwolnień lekarskich…
Kartoteka urlopowa, karty ewidencji czasu pracy, karty wynagrodzeń i pobranych zaliczek na podatek dochodowy, ewidencja urlopowa, ewidencja wyposażenia, ewidencja przebiegu pracy , o ile nie są przechowywane oddzielnie.
Notatki służbowe związane z zatrudnieniem pracownika.
Uwaga: W aktach osobowych pracodawca przechowuje wyłącznie kopie lub odpisy składanych dokumentów. Po stwierdzeniu zgodności dokumentów z oryginałem, których może żądać wyłącznie do wglądu, bezzwłocznie powinien je pracownikowi oddać.