Szczegółowo prowadzenie teczki akt osobowych pracowników określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU.1996.62.286 z późn.zm.).
Część A
Dokumenty składane przed podjęciem zatrudnienia.
Powinny tam znajdować się:
kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy w danym roku kalendarzowym;
dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (świadectwa, dyplomy, zaświadczenia ukończonych szkół, kursów lub szkoleń) m. in. świadectwo ukończenia szkoły, matura, dyplom ukończenia studiów;
w przypadku osoby niepełnoletniej ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, świadectwo ukończenia szkoły podstawowej;
orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy czyli wstępne badanie lekarskie z datą przed rozpoczęciem pracy;
inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, dotyczące m. in. posiadanych uprawnień do wykonywania danego zawodu, danej funkcji lub danych czynności.
Dokumenty wynikające z odrębnych przepisów:
pisemne oświadczenie pracownika o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych;
pisemna zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji jak i przebiegu zatrudnienia.
Mogą się tam znajdować:
CV pracownika, które otrzymaliśmy podczas rozmowy o pracę;
podanie pracownika o przyjęcie do pracy;
dokumenty potwierdzające posiadane umiejętności, doświadczenie i osiągnięcia zawodowe;
referencje i pisma polecające;
kopię dokumentów potwierdzających staż pracy m. in. do wymiaru urlopu wypoczynkowego – czyli świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy;
dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy np. do wyższego wymiaru urlopu, do skróconego czasu pracy, do specjalnych dodatków pieniężnych itd.
Część C teczki akt osobowych
Uwaga: W aktach osobowych pracodawca przechowuje wyłącznie kopie lub odpisy składanych dokumentów. Po stwierdzeniu zgodności dokumentów z oryginałem, których może żądać wyłącznie do wglądu, bezzwłocznie powinien je pracownikowi oddać.