Akta osobowe pracowników co do zasady powinny być przechowywane w zakładzie pracy. Wielokrotnie zdarza się jednak, że przedsiębiorca zleca prowadzenie TAO swojemu biuru rachunkowemu.

Pracownik ma nieograniczone prawo wglądu do swojej TAO oraz do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i czynienia z niej odpisów.  Pracodawca zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych jest administratorem danych osobowych i zobowiązany jest do ich zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Kodeks pracy nie przewiduje jakiejś specjalnej formy, w której pracownik ma zwrócić się do swojego pracodawcy. Wystarczy tu słowne zwrócenie się do niego z żądaniem wglądu do swojej dokumentacji pracowniczej, zatrudniony może także wystąpić z pisemnie. W przypadku odmowy pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (SN I PKN 331/99 OSNP 2001/9/314 z dnia 16.09.2003r.).

Zdarza się, że w razie sporu sądowego lub  w czasie wypowiedzenia umowy o pracę pracownicy domagają się prawa wglądu do swoich akt i czynienia z nich odpisów. Często spotyka się to z odmową pracodawcy. Nie jest to postępowanie prawidłowe, bowiem w czasie wypowiedzenia umowy o pracę nadal mamy do czynienia z pracownikiem, tym samym przysługują mu w pełnym zakresie prawa i obowiązki pracownicze.

W sytuacji zatem, kiedy TAO prowadzona jest przez firmę zewnętrzną, uzasadnienie odmowy wglądu do akt osobowych pracownika, przechowywaniem jej poza siedzibą pracodawcy będzie naruszeniem praw pracowniczych.