Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej przygotowało dla nas nowe wzory formularzy ZUS. Obowiązują one od 1 listopada 2013 r. Zmianie uległa większość deklaracji zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych, formularze rozrosły się też o dodatkowe pola, to pewnie konsekwencja zmniejszania biurokracji… Zostały również wprowadzone zmiany w zakresie sposobu i rodzaju informacji przekazywanych ubezpieczonym przez płatników składek.

W miejsce jednej miesięcznej deklaracji RMUA zostały wprowadzone dwa nowe formularze: informacja miesięczna i roczna dla osoby ubezpieczonej. Ubezpieczony ma teraz (jakby wcześniej jej nie miał) możliwość zapoznania się i potwierdzenia ze stanem faktycznym przekazywanych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz wypłaconych świadczeń. Raporty wręcza się na piśmie lub, za zgodą pracownika, w formie elektronicznej.

Od roku 2012 nie trzeba przekazywać swoim pracownikom informacji miesięcznej. Jest ona przekazywana ubezpieczonemu wyłącznie na jego żądanie. Mamy zatem dwie możliwości: gdy pracownicy otrzymują raporty co miesiąc i gdy nie dostają ich cyklicznie a jedynie raport roczny.

Pracownicy otrzymują raporty miesięczne

W takiej sytuacji można uznać, że Twój obowiązek wynikający z ustawy został wypełniony. Pracownikowi trzeba wydać informację roczną wyłącznie w przypadku, gdy ten pisemnie zwróci się do Ciebie z prośbą o jej wystawienie.

Pracownicy otrzymują tylko raport roczny

W tym przypadku pracownicy nie otrzymywali od Ciebie raportów na bieżąco. Trzeba zatem przekazać im informację roczną dla osoby ubezpieczonej w podziale na poszczególne miesiące za ubiegły rok w terminie do 28 lutego roku następnego (art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych DzU.2009.205.1586 z późn. zm.). Obejmuje on informacje zawarte w raportach imiennych przekazywane do ZUS, symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, datę sporządzenia i podpis płatnika składek.

Druki

Informacje można przekazać na papierowych  formularzach  informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej / informacja roczna dla osoby ubezpieczonej lub w innej formie, o ile spełniać będzie wymogi określone w art. 41 ust. 8 sus. Wielki Brat każdego pracodawcy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, opracował specjalnie dla nas w arkuszu kalkulacyjnym szablon miesięcznej i rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej.

Zakwestionowanie danych przez pracownika

Jeśli pracownik stwierdzi, że dane zawarte w informacji nie są zgodne ze stanem faktycznym, może w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania raportu zwrócić się do Ciebie z prośbą o sprostowanie. Ubezpieczony informuje także właściwy oddział ZUSu o złożeniu wniosku do pracodawcy o sprostowaniu. Na odpowiedź masz miesiąc. Jeśli w ciągu miesiąca nie udzielisz pracownikowi odpowiedzi, ZUS wyda decyzję na wniosek pracownika po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.

Jeśli pracownik nie zakwestionuje danych w informacji w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania, uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że w sprawie zamiesza ZUS wydając decyzję.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 września 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU.2013.1101).

Literatura: Informacja miesięczna i informacja roczna dla osoby ubezpieczonej. Jak wypełnić i skorygować. Poradnik dla płatników. Zakład Ubezpieczeń Społecznych 2013