Na rynku dostępnych jest wiele programów umożliwiających śledzenie pracy komputera pracownika. Programy analizują, ile czasu poświęcane przez pracownika na pracę a ile na zakłady bukmacherskie, przeglądanie portali społecznościowych, gry online oraz inne działania nie związane z pracą. Pracodawca nie może takich działań podejmować bez wiedzy podwładnych, by później wykorzystać je jako podstawę do wypowiedzenia umowy o pracę. Zgodnie z opinią głównego inspektora pracy, w przepisach prawa pracy nie ma obecnie szczegółowej regulacji dotyczącej możliwości monitorowania aktywności pracownika w pracy odnośnie korzystania przez niego z internetu.

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej zajęło stanowisko w tej sprawie. Podsekretarz stanu w Ministerstwie Pracy Radosław Mleczko udzielił odpowiedzi na pytanie posłów w skierowanej do Resortu interpelacji poselskiej nr 18055.

Umowa o pracę łączy pracodawcę i pracownika. Minister dostrzega, iż zgodnie z zapisem Kodeksu pracy, pracownik  zobowiązany jest do starannego i sumiennego wykonywania pracy, stosowania się do poleceń przełożonego, jeśli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umowa o pracę. Zainstalowanie przez pracodawcę na terenie zakładu monitoringu komputerowego jest dopuszczalne pod warunkiem, że dobra osobiste oraz prawo pracowników do prywatności nie zostaną naruszone. Środki podejmowane przez pracodawcę powinny być adekwatne do celów, jakim mają służyć, oraz w jak najmniejszym stopniu ingerować w prywatność zatrudnionego. Prawa do monitoringu nie można wykorzystać sprzecznie z jego społeczno-gospodarczym przeznaczeniem oraz zasadami współżycia społecznego.

Śledzenie sprzętu służbowego możliwe jest między innymi w celu:

• kontroli wykonywania pracy przez pracowników,
• ochrony pracodawcy przed zagrożeniami zewnętrznymi, np. kradzieżami danych handlowych,
• kontroli sposobu wykorzystywania czasu przez pracowników poprzez nadmierne poświęcanie go na przeglądanie stron internetowych w godzinach pracy,
• zabezpieczenia się przed innymi ewentualnymi działaniami pracowników, które mogłyby wyrządzić szkodę pracodawcy.

Śledzenie służbowych komputerów nie wymaga uzyskania od pracowników zgody na sprawowanie kontroli wykonywania pracy lub pracownika w miejscu pracy. Pracodawca powinien jednak poinformować pracownika, iż działania podejmowane przez niego przy użyciu sprzętu służbowego będą monitorowane. Należy określić zasady tej kontroli. Można to zrobić np. w regulaminie pracy lub wewnętrznym zarządzeniu pracodawcy. Regulacje należy udostępnić do wiadomości wszystkim w zwyczajowo przyjęty w zakładzie sposób, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej lub zamieszczeniem informacji na tablicy ogłoszeń. Dobrym rozwiązaniem jest również uzyskanie podpisu pracownika pod stosownym oświadczeniem. Dopiero właściwe poinformowanie pracownika o stosowanym w zakładzie monitoringu komputerów służbowych umożliwia pracodawcy późniejsze wykorzystanie uzyskanych informacji np. do podjęcia decyzji o nałożeniu na pracownika kary porządkowej przewidzianej przepisami Kodeksu pracy.

Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości przez pracownika, że jego działania podejmowane przy użyciu sprzętu służbowego będą monitorowane,  należy wpiąć do części B akt osobowych pracownika.