W związku z zatrudnieniem pracownika pracodawca zawiadamia określone organy i urzędy.
1. Rozliczenia z ZUS
Zgłoszenie pracownika do ZUS-u powinno nastąpić w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy o pracę. Do ubezpieczenia trzeba również zgłosić członka rodziny pracownika, jeśli taki obowiązek istnieje.
Do 15. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni do ZUSu trzeba wysyłać deklaracje, wpłacać składki pobierane od pracownika. Akta osobowe przechowuje się przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. Dokumentację ZUS też. Ja dodatkowo trzymam oryginały dowodów wpłaty składek! Nie raz i nie dwa uratowały mi życie. Dokumentację płacową przechowuje się przez 50 lat od dnia jej wytworzenia.
Informację dla pracownika o wypłaconych składkach ZUS RMUA wydaje się pracownikowiraz w roku. Na wniosek pracownika pracodawca ma obowiązek wydać druk ZUS RMUA także innych terminach.
Od września 2012 r. wpłat na ZUS można dokonywać on-line bezpośrednio z platformy internetowej ZUS (platforma ZUS).
2. Rozliczenia z urzędem skarbowym
Zaliczkę na podatek dochodowy od dochodów pracownika trzeba wpłacić na rachunek urzędu skarbowego pracodawcy do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Informację o dochodach pracownika PIT-11 trzeba wysłać do końca lutego za rok poprzedni (do 28.02.2014 za rok 2013) do urzędu skarbowego pracownika oraz wręczyć pracownikowi. Odbiór przez pracownika i przez organ powinien być pokwitowany!
Deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R składana jest do końca stycznia za rok poprzedni (do 31.01.2014 za rok 2013) do urzędu skarbowego pracodawcy. Pod deklarację roczną proponuję dopiąć kopie dowodów wpłaty zaliczek.
3. Poinformowanie komornika
Gdy pracownik przedstawi świadectwo pracy wraz ze wzmianką o zajęciu wynagrodzenia za pracę u poprzedniego pracodawcy, trzeba zawiadomić:
– poprzedniego pracodawcę, który wydał świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu,
– wskazanego we wzmiance komornika.
Jeśli natomiast pracownik nie przedstawił świadectwa z poprzedniego miejsca pracy a pracodawca dowie się, gdzie był przedtem zatrudniony, wówczas ma obowiązek zawiadomić ten zakład pracy o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi nowemu pracodawcy zaświadczenie stwierdzające, że jego należności nie były zajęte. W sytuacji zatem, w której pracownik nie przedkłada świadectwa pracy z poprzedniego zakładu, bo nie może znaleźć lub zgubiło się, powinien napisać oświadczenie, że jego pobory nie zostały zajęte przez komornika.
4. Zawiadomienie PIP i PIS
Od 17 stycznia 2013 roku nie trzeba zgłaszać do Państwowej Inspekcji Pracy i do Państwowej Inspekcji Sanitarnej rozpoczęcia działalności gospodarczej. Nie trzeba też składać informacji aktualizujących. Hura!
5. Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)
Obowiązek opłacania składek na FEP dotyczy pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r., którzy świadczą pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Obowiązek opłacania składek powstaje z dniem rozpoczęcia pracy w takim charakterze, a ustaje z dniem zaprzestania wykonywania prac w szczególnym warunkach lub w szczególnym charakterze. Więcej ustawa o emeryturach pomostowych