Każdy pracodawca zatrudniając pracownika na podstawie umowy o pracę (także powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę) zobowiązany jest założyć dla niego teczkę akt osobowych (TAO), nawet jeśli zatrudnia tylko jednego pracownika i nic go z tego nie zwalnia. Nie prowadzi się TAO dla zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło, agencyjna).

Reguły prowadzenia TAO

Siedem zasad przechowywania teczek, aby nie zgrzeszyć:

1. Każdy pracownik ma swoją oddzielną teczkę.

2. Dokumenty w TAO pogrupowane są w trzech częściach A, B, i C.
A – dokumenty związane z ubieganiem się o pracę (przed zatrudnieniem)
B – dokumenty związane z nawiązaniem zatrudnienia i przebiegiem pracy
C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

3. Każda część osobno zawiera wykaz wpiętych do niej dokumentów.

4. Dokumenty wpina się do poszczególnych części w porządku chronologicznym oraz numeruje zgodnie wykazem.

5. W teczce przechowywane są wyłącznie kopie i odpisy składanych przez pracownika dokumentów.

6. Pracodawca może żądać od pracownika dokumentów wyłącznie do wglądu. Po stwierdzeniu zgodności z oryginałami trzeba je bezzwłocznie pracownikowi oddać. Proszę pamiętać aby w teczce nie przechowywać oryginałów świadectw, zaświadczeń itp.

Podstawa prawna:
– art. 298(1) kp
– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (DzU.1996.62.286 z późn.zm.)